Σύμφωνα με το υπ. αριθ. 751/30-10-2013 έγγραφο με θέμα «έλεγχος τήρησης ωραρίου εργασίας των υπαλλήλων σε δημόσιες υπηρεσίες, Ο.Τ.Α. α και β βαθμού και ΝΠΔΔ», το Πολυτεχνείο Κρήτης είναι υποχρεωμένο να εγκαταστήσει και να διατηρεί ηλεκτρονικό σύστημα ελέγχου τήρησης του ωραρίου εργασίας των υπαλλήλων του.
Οι αναλυτικές οδηγίες και ο τρόπος χρήσης του συστήματος ηλεκτρονικής καταγραφής εισόδου/εξόδου από τους υπαλλήλους του ιδρύματος περιγράφεται παρακάτω.
Στην πύλη της Πολυτεχνειούπολης, έγινε εγκατάσταση ενός συστήματος καταγραφής εισόδου / εξόδου βασισμένο σε τεχνολογία ραδιοσυχνοτήτων (RFiD). Κάθε υπάλληλος παραλαμβάνει μια ηλεκτρονική κάρτα η οποία είναι αποκλειστικά προσωπική και θα χρησιμοποιείται για το ηλεκτρονικό παρουσιολόγιο.
Όταν ο χρήστης εισέρχεται από την πύλη του Πολυτεχνείου, το σύστημα ανιχνεύει αυτόματα την ηλεκτρονική κάρτα, ελέγχει την ταυτότητα του ιδιοκτήτη της κάρτας και καταγράφει σε κεντρική βάση δεδομένων την ώρα προσέλευσης αυτού. Αντίστοιχα γίνεται ο έλεγχος και η καταγραφή της ώρας κατά την έξοδο.
Για την βέλτιστη λειτουργία του συστήματος, οι χρήστες της υπηρεσίας θα πρέπει να προσέξουν τα ακόλουθα:
Το πρόγραμμα ελέγχου εισόδου / εξόδου υπαλλήλων με χρήση της τεχνολογίας RFiD είναι πιλοτικό και υπάρχει περίπτωση να παρατηρούνται περιπτώσεις όπου η είσοδος ή η έξοδος κάποιου υπαλλήλου δεν θα αναγνωρίζεται. Για επιβεβαίωση της ορθής λειτουργίας του συστήματος μπορεί κάθε υπάλληλος να επισκέπτεται την ιστοσελίδα: www.tuc.gr/3707.html
Σε περίπτωση που η εικόνα που βλέπει ο υπάλληλος δεν ανταποκρίνεται στην κατάσταση του, πατώντας το κουμπί Προσέλευση (εάν θέλουμε να κάνουμε δήλωση εισόδου) ή Αποχώρηση (εάν θέλουμε να κάνουμε δήλωση εξόδου) το σύστημα θα ενημερώσει την καρτέλα του.
Στους προϊσταμένους κάθε υπηρεσίας/τμήματος, που βάσει νόμου είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο τήρησης του ωραρίου από τους υπαλλήλους της υπηρεσίας/τμήματος παρέχεται επιπλέον λειτουργικότητα για τον έλεγχο των υπαλλήλων της υπηρεσίας/τμήματος.