Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο μέσω της Υπηρεσίας Νέφους MS Office 365 (νέο)

H υπηρεσία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρεται από τον Μάιο του 2022 μέσω της υπηρεσίας νέφους Microsoft Office 365 στην οποία διαθέτει συνδρομή το Πολυτεχνείο Κρήτης.  

Ποιους αφορά 

Όλα τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας. Συγκεκριμένα:

• Οι εν ενεργεία φοιτητές και το εν ενεργεία προσωπικό (μέλη ΔΕΠ, ΕΤΕΠ/ΕΔΙΠ, διοικητικό προσωπικό, επιστημονικοί συνεργάτες) έχουν πρόσβαση στο ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο μέσω της υπηρεσίας webmail που ονομάζεται Outlook-On-The-Web, ή μέσω τρίτου λογισμικού, όπως το λογισμικό MS Outlook 365 που τους παρέχεται δωρεάν μέσω του πακέτου αδειοδότησης Microsoft 365 Education A3, ή κάποιου άλλου λογισμικού (π.χ. MS Outlook 2013 ή νεότερο, Mozilla Thunderbird, Apple Mail κ.ά.)
• Οι απόφοιτοι και το προσωπικό που έχει αποχωρήσει, έχουν πρόσβαση στο ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο μέσω της υπηρεσίας webmail ή μπορούν να χρησιμοποήσουν το δικό τους συμβατό λογισμικό διαχείρισης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Τι προσφέρει 

• 100GB διαθέσιμος χώρος αποθήκευσης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στο προσωπικό, 50GB διαθέσιμος χώρος αποθήκευσης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σε φοιτητές
• Πρόσβαση στην υπηρεσία μέσω webmail ή μέσω εφαρμογών που μπορούν να εγκατασταθούν σε σταθμούς εργασίας και φορητές συσκευές
• Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές του MS Office 365
• 35ΜΒ ως το μέγιστο μέγεθος απεσταλμένου μηνύματος
• 500 παραλήπτες ως ο μέγιστος αριθμός κάθε mailbox/ημέρα 
• Διατήρηση των διεγραμμένων μηνυμάτων και των μηνυμάτων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για 30 ημέρες με δυνατότητα ανάκτησής τους, σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης μηνυμάτων 

Πολιτική διατήρησης μηνυμάτων

Τα mailboxes των χρηστών δεν παίρνονται backup από την υπηρεσία νέφους MS Office 365. Γι' αυτό απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή στη διαχείριση των μηνυμάτων που διαγράφονται (και πηγαίνουν στο φάκελο διεγραμμένων "Deleted Items") και αυτών που πηγαίνουν στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας "Junk Email".

Συγκεκριμένα:

• Tα μηνύματα που διαγράφονται και από το φάκελο Διεγραμμένων (Deleted Items), διατηρούνται εσωτερικά για διάστημα 30 ημερών το πολύ, και μπορούν να ανακτηθούν πριν διαγραφούν οριστικά.
• Τα μηνύματα που πηγαίνουν στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (Junk Email), παραμένουν για διάστημα 30 ημερών το πολύ, πριν διαγραφούν οριστικά. 

Τα παραπάνω ισχύουν για τις εφαρμογές MS Outlook, το webmail (Outlook-On-The-Web) καθώς και ΙΜΑP εφαρμογές που έχουν συγχρονίσει τους φακέλους των διεγραμμένων αρχείων με αυτούς του mail server, σύμφωνα με τις οδηγίες.

Πρόσβαση στην υπηρεσία 

H πρόσβαση στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να γίνει:

α) μέσω webmail και της υπηρεσίας Outlook-On-Τhe-Web:

• από ένα συμβατό web browser μέσω της διεύθυνσης https://outlook.office365.com/tuc.gr  
• εισάγετε τα στοιχεία του ιδρυματικού σας λογαριασμού, με όνομα χρήστη της μορφής username<στο>tuc.gr και ως κωδικό τον κωδικό του ιδρυματικού σας λογαριασμού

    Για περισσσότερες πληροφορίες δείτε τις Οδηγίες χρήσης του webmail Outlook-On-The-Web.

β) με εγκατάσταση και παραμετροποίηση λογισμικού διαχείρισης ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

    Tο λογισμικό που υποστηρίζεται είναι MS Outlook 365 (σε λειτουργικό Windows, MacOS, iOS και Android), MS Outlook 2013 ή νεότερο, Mozilla Thunderbird, Apple Mail (σε λειτουργικό MacOS και iOS) και Android Mail.

    Για περισσότερες πληροφορίες δείτε τις:
    - Ρυθμίσεις για το λογισμικό MS Outlook
    - Ρυθμίσεις για το λογισμικό Mozilla Thunderbird
    - Ρυθμίσεις για το λογισμικό Apple Mail
    - Ρυθμίσεις για το λογισμικό Android Mail
    - Γενικές ρυθμίσεις για IMAP/POP3 και SMTP

Προσοχή:
1. Προτείνεται η χρήση του πρωτοκόλλου επικοινωνίας Exchange αντί των μεθόδων IMAP και POP3.
2. Προτείνεται η μέθοδος πιστοποίησης modern authentication (OAuth2) αντί της μεθόδου basic authentication, η οποία θα πάψει να υποστηρίζεται για λόγους ασφαλείας, εντός του 2022.